Cada instalación de la Iglesia que se construya y/o mantenga debe:
- Proporcionar un entorno espiritual para la adoración de los miembros.
Reflejar una imagen de reverencia y dignidad en la comunidad.
Esta posición apoya al departamento de Arquitectura, Ingeniería y Construcción (AEC) para garantizar el mantenimiento oportuno de las instalaciones mediante el uso de procesos establecidos y estándares de mantenimiento, reparación y reemplazo, así como brindar apoyo administrativo a un grupo de trabaj o de Oficina de Proyectos (PMO).
Se trata de un puesto de apoyo especializado de nivel senior, sin responsabilidad formal de supervisión de personal.
35-45 % Preparar solicitudes de compra; recibir facturas y conciliarlas con las órdenes de compra; garantizar su exactitud e integridad; asegurar el cumplimiento de los controles establecidos; monitorear los conceptos facturados para confirmar que hayan sido aprobados de acuerdo con los procesos establecidos; preparar cargas de pagos; elaborar informes financieros; revisar estados de cuenta de tarjetas de compra; realizar seguimiento de todos los materiales y servicios para verificar que hayan sido recibidos o ejecutados; mantener un archivo de seguimiento de pedidos pendientes; administrar archivos de Finanzas y Recursos Humanos; cumplir con los requisitos e información tributaria aplicables; y, bajo la dirección del supervisor de Oficina de Proyectos, mantener comunicación frecuente con proveedores y contratistas. También colabora en el alta de proveedores y puede preparar contratos y verificar documentación de seguros.
30-40 % Mantener bases de datos informáticas, incluyendo CNA, órdenes de compra y órdenes de trabajo.
5-25 % Realizar tareas administrativas y de secretariado, tales como redactar correspondencia e informes; tomar actas de reuniones cuando se solicite; ingresar datos en sistemas informáticos; mantener archivos; atender llamadas telefónicas; gestionar correspondencia entrante y saliente; crear órdenes de trabajo; procesar solicitudes y órdenes de compra; y asistir a las capacitaciones requeridas.
10-15 % Compilar, elaborar y cargar o enviar diversos informes a la Oficina Central (HQ) o a líderes de estaca.
5 % Administrar las operaciones de la oficina, incluyendo el funcionamiento de equipos, la gestión de suministros, el mantenimiento de archivos administrativos, la atención de mensajes telefónicos y otras tareas relacionadas.
