Buscamos asistente administrativo para empresa puertorriqueña dedicada a la instalación, limpieza y servicio de cisternas. Estará a cargo de: manejar las llamadas, recibir visitantes y brindar apoyo administrativo.
Deberes:
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Responder teléfonos y proporcionar información a las personas que llaman, tomar mensajes o transferir llamadas a personas apropiadas.
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Dar acceso a los visitantes a las instalaciones.
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Crear, mantener e introducir información en la base de datos del Programa ACT!.
- Enviar órdenes de comprar y dar seguimiento a los suplidores.
- Utilizar equipos para varias aplicaciones, como la administración de bases de datos o el procesamiento de texto.
- Operar equipos de oficina, como computadoras, fotocopiadoras o sistemas telefónicos y organizar reparaciones cuando el equipo no funcione correctamente.
- Configurar y administrar sistemas de archivo en papel o electrónicos, registrando información, actualizando documentos o manteniendo documentos, como registros de asistencia, correspondencia u otro material.
- Mantener la programación y los calendarios de eventos.
- Completar formularios y/o certificaciones de acuerdo con los procedimientos de la empresa.
- Aprende a operar nuevas tecnologías de oficina a medida que se desarrollan e implementan.
- Asistir a la presidente en lo que sea requerido.
- Mantener limpia y organizada el área de recepción.
- Tramitar la hoja de cierre (settlement) de la máquina de tarjetas de crédito/débito.
Coordinar servicios de reparación de la planta física.
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Para realizar este trabajo de forma extraordinaria la persona debe poder realizar o poseer lo siguiente:
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Orientado al detalle con excelentes habilidades de organización.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Excelentes destrezas interpersonales y de servicio al cliente interno y externo.
- Dominio de sistema Microsoft Office y sus programas.
- Capaz de trabajar en equipo.
- Capaz de llevar a cabo una serie de instrucciones sin supervisión constante.
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Bachillerato en Sistemas de Oficina o un campo relacionado.
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Totalmente bilingüe (dominio verbal y escrito de los idiomas inglés y español).
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Conocimiento y experiencia en MS Office (Word, Excel y PowerPoint)
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Disponibilidad para trabajar lunes a viernes 9:00 am a 5:00 pm y sábados 9:00 am a 1:00 pm
