Asistente Personal y de Operaciones (Remoto)
Busco una persona organizada, responsable, discreta y proactiva para ayudarme tanto en la gestión diaria de una academia online de idiomas como en determinadas tareas organizativas y administrativas personales.
La colaboración sería de aproximadamente 2 a 3 horas al día, 4 o 5 días por semana, con posibilidad de ampliar responsabilidades en el futuro.
Se valorará especialmente la capacidad para trabajar de forma autónoma, anticiparse a las necesidades y mantener una excelente organización.
Horario preferente: mañanas (hora de España), aunque existe cierta flexibilidad.
Herramientas de trabajo
La persona seleccionada tendrá acceso a diferentes herramientas necesarias para el desempeño de sus funciones:
- WhatsApp de la academia.
- Correo electrónico corporativo.
- Calendarios de Google Workspace.
- Google Drive y documentación interna.
- Canva Pro.
- Herramientas de gestión de tareas y organización.
- Otras aplicaciones necesarias para el funcionamiento de la academia.
1. Responsabilidades diarias
Estas tareas formarán parte del funcionamiento habitual del puesto.
Atención al alumno
- Revisar y responder mensajes de WhatsApp.
- Revisar y responder correos electrónicos.
- Gestionar solicitudes de información.
- Resolver dudas frecuentes siguiendo procedimientos establecidos.
- Derivar incidencias importantes cuando sea necesario.
- Mantener una atención rápida, profesional y cercana.
Gestión administrativa
- Emitir facturas mensuales de alumnos y profesores.
- Realizar seguimiento de pagos pendientes.
- Actualizar fichas y registros de alumnos.
- Mantener organizados documentos, carpetas y archivos.
- Gestionar documentación administrativa básica.
Organización académica
- Gestionar cambios de horario.
- Coordinar recuperaciones de clases.
- Actualizar calendarios.
- Mantener informados a profesores y alumnos sobre cambios o incidencias.
- Supervisar que la información académica esté actualizada.
Comunicación y organización interna
- Informar de incidencias relevantes.
- Mantener actualizado el sistema de tareas.
- Detectar posibles mejoras organizativas.
- Proponer soluciones cuando identifique problemas o procesos mejorables.
2. Tareas, proyectos y lista de pendientes
Además de las responsabilidades diarias, la persona trabajará de forma progresiva en tareas y proyectos asignados a través de una lista de pendientes.
No todas las tareas serán iguales y podrán variar en función de las necesidades de la academia o de nuevos proyectos.
Marketing y comunicación
(No es necesaria experiencia previa en marketing)
- Programar publicaciones.
- Adaptar diseños sencillos en Canva.
- Preparar campañas promocionales.
- Ayudar en la organización de acciones comerciales y de comunicación.
- Apoyar en la preparación de contenido para redes sociales.
Organización y mejora de procesos
- Crear documentos internos.
- Actualizar procedimientos.
- Organizar bases de datos.
- Revisar procesos existentes.
- Ayudar a optimizar la organización general del negocio.
Página web
- Actualizar información.
- Añadir nuevos cursos o promociones.
- Revisar errores o contenido desactualizado.
- Mantener actualizadas determinadas secciones.
Profesores y equipo
- Preparar documentación.
- Recopilar horas impartidas.
- Organizar información necesaria para pagos.
- Ayudar en la coordinación general del equipo.
Nuevos proyectos
- Participar en el lanzamiento de nuevos cursos.
- Preparar documentación informativa.
- Realizar investigaciones sencillas.
- Comparar herramientas o proveedores.
- Dar apoyo administrativo a nuevas iniciativas.
Asistencia personal y organizativa
De forma ocasional, también podrá colaborar en determinadas tareas organizativas personales o profesionales relacionadas con la actividad de la dirección.
Por ejemplo:
- Búsqueda de información.
- Comparación de servicios o proveedores.
- Organización de documentos.
- Gestión básica de citas o calendarios.
- Seguimiento de determinadas gestiones.
- Otras tareas administrativas y organizativas que puedan surgir.
Perfil buscado
- Excelente redacción en español.
- Buen nivel de inglés escrito.
- Capacidad para trabajar de forma autónoma.
- Atención al detalle.
- Buena organización.
- Discreción y profesionalidad.
- Facilidad para aprender nuevas herramientas digitales.
- Capacidad para gestionar varias tareas simultáneamente.
Se valorará
- Experiencia previa como asistente virtual, asistente ejecutiva, administrativa o atención al cliente.
- Experiencia trabajando de forma remota.
- Conocimiento de Canva, Google Workspace o herramientas similares.
- Conocimiento de francés u otros idiomas.
Objetivo del puesto
Busco una persona de confianza con la que construir una colaboración a largo plazo.
El objetivo es que, con el tiempo, pueda asumir cada vez más responsabilidades y convertirse en una pieza clave tanto en la organización de la academia como en la gestión operativa del día a día.
Sueldo: $8,00 - $15,00 la hora
Lugar de trabajo: Empleo remoto
